Sáu câu cần hỏi trước khi bắt đầu một dự án lớn

Biết được thời điểm khởi động là một yếu tố quan trọng cho sự thành công của một dự án. Tuy nhiên, đây lại là một yếu tố tài năng chiến lược mà rất ít công ty có được. Nếu bạn bắt đầu một dự án quá sớm, rất có thể dự án sẽ lỡ thời hạn hoàn thành - hoặc thất bại hoàn toàn. 

Một ví dụ điển hình về điều này là dự án mắt kính thông minh Google Glass, được khởi động vào ngày 15 tháng 4 năm 2013 và chấm dứt vào năm 2015. Google Glass đã đạt được rất ít thành quả sau hai năm triển khai. Điều này làm thị trường cảm thấy mơ hồ không biết sản phẩm này thực tế đã hoàn chỉnh chưa hay chỉ là một mẫu thử nghiệm. Và bất chấp những cố gắng quảng cáo và tiếp thị táo bạo cho sản phẩm này (nào là nhảy dù, trình diễn thời trang, vv), sản phẩm này chưa bao giờ thực sự mang lại điều gì thiết thực hay có tính cách mạng cả.

iPhone của Apple là một ví dụ điển hình cho điều ngược lại. Việc chế tạo ra iPhone được đề xuất tới Steve Jobs lần đầu tiên vào năm 2001. Ông yêu thích ý tưởng này, đặc biệt là khả năng khuấy đảo ngành công nghiệp viễn thông, một trong những ngành công nghiệp có lợi nhuận cao nhất và phát triển nhanh nhất tại thời điểm đó. Nhưng bất chấp sự hấp dẫn về tầm nhìn của ý tưởng này, ông vẫn từ chối không cho khởi động dự án

Jobs đã nói rõ với đội ngũ điều hành của mình rằng trọng tâm, năng lượng và các nguồn lực chính của Apple phải được dành cho hai ưu tiên chiến lược của họ: phát triển iTunes và củng cố iPod là tiện ích mới để nghe nhạc. Ông đã chỉ định một vài kỹ sư để tiếp tục khám phá ý tưởng điện thoại thông minh, xây dựng một số sản phẩm hình mẫu thử nghiệm và hợp tác với những ông lớn viễn thông khác. Cho đến năm 2004, ba năm sau đề xuất ban đầu, một dự án chính thức được thành lập. Tuyệt vời, phải không nào?

Như chúng ta có thể thấy trong hai ví dụ trên, quyết định khi nào nên đầu tư nguồn lực khan hiếm của công ty vào một dự án là một quyết định có tầm quan trọng chiến lược. Tuy nhiên, hiện tại không có một mô hình quản lý nào có thể giúp các nhà điều hành hoặc cá nhân đưa ra quyết định quan trọng là khi nào thì là đúng thời điểm để triển khai một dự án.

Áp dụng mô hình Đường Cong chữ S vào phát triển dự án 

Mô hình đường cong chữ S ban đầu được phổ biến rộng rãi bởi E.M. Rogers để đánh giá những cải tiến mới, xem xét khả năng thâm nhập thị trường, khả năng được sử dụng và lan tỏa nhanh như thế nào. Whitney thì sử dụng đường cong chữ S để mô hình hóa việc học tập và phát triển của cá nhân. Đường cong chữ S cũng giúp người ra quyết định hình dung khi nào thì là thời điểm chín muồi để bắt đầu một dự án và sau đó mô hình hóa tiến trình phát triển của dự án.

Đoạn cơ sở của đường cong S là một giai đoạn tăng trưởng chậm và thấp. Chậm là một thuật ngữ có tính tương đối; trong môi trường đổi mới sáng tạo nhanh của chúng ta ngày nay, không ai có thể chấp nhận một dự án quá chậm. Nhưng đối với một doanh nghiệp đang khám phá một ý tưởng, và tính khả thi của một dự án thì đoạn cơ sở của đường cong đại diện cho một giai đoạn điều tra, giai đoạn mà tương đối ít nguồn lực được đầu tư. Mục đích của giai đoạn này là để xác định xem có cơ hội nào thực sự lớn, tiềm tàng trong ý tưởng đó hay không. Trong giai đoạn này là khi bạn nên trả lời cho sáu câu hỏi nền tảng quan trọng sau đây:

Câu hỏi thứ nhất: trước đây dự án này đã từng được thực hiện chưa?

Trong khả năng có thể, phải xác định xem thị trường cho sản phẩm hoặc dịch vụ được đề xuất có thực sự tồn tại hay không. Để làm điều này, hãy tìm ra vấn đề cốt lõi mà dự án hướng tới giải quyết cho khách hàng mục tiêu và liệu nhu cầu về một giải pháp như thế có tồn tại hay không, hoặc liệu bạn có phải đối đầu với đối thủ có tên tuổi nào hay không. Nếu câu trả lời là có thì liệu có một tính năng đặc thù nào trong ý tưởng của bạn có thể đem lại một lợi thế cạnh tranh so với đối thủ hay không? Xác định thị trường ngách độc nhất mà bạn dự đoán sẽ chiếm thị phần. Ý tưởng càng mới, càng cần nhiều thời gian ở đầu thấp của đường cong chữ S để khám phá và phải tránh bắt đầu dự án ngay lập tức.

Câu hỏi thứ hai: Dự án có phải là một phần của hoạt động kinh doanh cốt lõi của bạn và có thể tận dụng thế mạnh của bạn hay không? Hay là, bạn đang mạo hiểm dấn thân vào một lĩnh vực, một công nghệ, hay một ngành hoàn toàn mới?

Càng xa hoạt động kinh doanh cốt lõi, bạn sẽ càng phải cần dành nhiều thời gian hơn ở đầu thấp của đường cong chữ S. Ngoài ra, hãy xem xét số lượng dự án bạn đã có bên ngoài hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Quá nhiều (dự án ngoài ngành) sẽ gây nguy hiểm cho dự án cốt lõi, thậm chí có thể khiến công ty của bạn gặp rủi ro. Tỷ lệ phân phối tốt các dự án được một số tổ chức hàng đầu sử dụng là 60% trong lĩnh vực kinh doanh cốt lõi, 30% ở khu vực kinh doanh cận kề và 10% ở ngoài ngành.

Câu hỏi thứ ba: Bạn có thể xác định rõ mục tiêu không? Bạn có biết dự án sẽ triển khai và thành hình như thế nào khi hoàn thành?

Bạn nắm được bao nhiêu (phần trăm) về các điều kiện cần có để có thể tung ra dự án ra thị trường (theo thang đánh giá từ 1 đến 100%)? Nếu bạn chưa hiểu rõ hơn 50% về những gì dự án sẽ cung cấp, hãy tiếp tục khám phá và lặp lại để xác định rõ hơn dự án. Lý thuyết quản lý dự án truyền thống dạy chúng ta cần phải có 100% các yêu cầu được xác định khi bắt đầu dự án, nhưng chúng ta biết điều này hầu như là không thể. Hãy đặt mục tiêu xác định được khoảng 80% - 90% các yêu cầu, trước khi chuyển sang giai đoạn phát triển toàn diện của dự án.

Câu hỏi thứ tư: Chi phí đầu tư là bao nhiêu?

Việc này có thể bao gồm xác định những nguồn lực cần thiết như tài chính, con người, chuyên môn, thời gian quản lý và xác định xem những nguồn lực này có sẵn trong nội bộ không hay sẽ phải đi thuê lại từ bên ngoài. Đây có phải là một dự án khả thi và trong khả năng hay không? Hãy nhớ rằng các dự án thường tốn kém và có chi phí cao hơn so với kế hoạch ban đầu. Và điều này không chỉ là ở nguồn lực tài chính mà còn ở nguồn lực con người và thời gian quản lý. Do đó, điều quan trọng là phải làm rõ trước khi bắt đầu dự án ai sẽ trả tiền, cũng như đảm bảo cam kết của các nguồn lực, bao gồm cả thời gian của cán bộ quản lý điều hành. Đây đều là những quyết định quan trọng cần được xem xét ở cuối đường cong chữ S. 

Câu hỏi thứ năm: Bạn có sự ủng hộ từ các lãnh đạo chủ chốt và các tổ chức lớn hơn có liên quan bên ngoài thị trường hay không?

Những ý tưởng tuyệt vời và những dự án hào nhoáng đã thất bại nặng nề do thiếu sự ủng hộ từ các thành phần chủ chốt có liên quan. Giai đoạn thăm dò nên tập hợp một khối lượng người ủng hộ xung quanh dự án, nâng cao khả năng tồn tại và phát triển của dự án. Bạn có nhận được sự ủng hộ từ các đối tác, đối tượng quan trọng có liên quan hay không? Có sự khích lệ hay ngăn cản nào xung quanh ý tưởng trong các tổ chức có liên quan hay không? Nếu các tổ chức này đều thể hiện sự ủng hộ thì các nguồn lực cần thiết khác sau này có thể sẽ được giải quyết.

Câu hỏi thứ sáu: Các mốc thời gian (của dự án) ra sao?

Dự án sẽ suy yếu khi có chi phí trả trước tốn kém và khi không có khả năng tạo ra kết quả thỏa đáng theo tiến độ. Vì thế, thiết lập mốc thời gian và lịch trình để đạt được các điểm chuẩn cần thiết. Các mốc tiến độ nghiêm khắc và chặt chẽ sẽ có khả năng gắn kết tổ chức và các nhóm một cách tập trung cao độ, vì vậy hãy sử dụng mốc tiến độ một cách khôn ngoan. Hãy nghi ngờ về mốc thời gian của các dự án khi dành quá ít thời gian cho giai đoạn thăm dò.

Cuối cùng, có một điểm uốn trên đường cong cho biết thời điểm đã đến lúc bắt đầu thực hiện ý tưởng hoặc tích cực đẩy mạnh ý tưởng. Điểm uốn quyết định này của đường cong chữ S là điểm chính thức tạo ra dự án. Các nguồn lực cần phải được tập hợp, bố trí nhân sự, các mục tiêu rõ ràng và một khung thời gian được thiết lập. Dự án bắt đầu sau khi các nhu cầu quan trọng đã được xác định và giải quyết, chứ không phải trước đó. Đường dốc đứng của đường cong chữ S miêu tả một thời kỳ phát triển bùng nổ. Khi một dự án được khởi động, cần phải sẵn sàng triển khai và nhanh chóng đi tới phần này của đường cong.

Tất cả chúng ta đều muốn tạo ra những dự án có cơ sở tốt và có khả năng thành công cao hơn. Phần đầu đường cong chữ S là cơ hội để xác định khả năng tồn tại của một ý tưởng, lắp ráp các mảnh ghép cần thiết để thực hiện ý tưởng hoặc để xác định rằng đó là một ý tưởng chưa chín muồi — hoặc có thể sẽ không bao giờ chín. Thời điểm tốt nhất để chấm dứt một dự án là trước khi nó được bắt đầu. Chỉ bắt đầu một dự án khi đã sẵn sàng để thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để có thể tối đa hóa cơ hội thành công và lợi nhuận trên các nguồn lực đầu tư.