Nâng cao hiệu quả lao động tại công sở như thế nào

Tóm tắt xã luận “Nâng cao hiệu quả lao động tại công sở như thế nào” của tác giả Drew Calvert dựa trên các nghiên cứu của Michael Powell, Robert L. Bray, Nicola Persico, George Georgiadis, Jan A. Van Mieghem, và Chaithanya Bandi. 

---

Mùa hè có thể làm giảm năng suất rất nhiều. Kỳ nghỉ ngắn của gia đình và những món ăn ngon trong các kỳ nghỉ rất là thu hút đối với cán bộ nhân viên. Ngay cả khi ở văn phòng, mơ mộng phơi mình dưới ánh nắng mặt trời ở một bờ biển có thể khiến bất kỳ ai cũng thấy khó tập trung vào công việc.

Vậy bạn có muốn chống lại sự sụt giảm năng suất vào mùa hè không? Nghiên cứu từ các giảng viên từ Trường Quản Lý Kellogg đã khám phá một số cách để các tổ chức giữ động lực cho nhân viên và hoạt động được hiệu quả suốt năm.

1. Cách thứ nhất, hãy cung cấp các phần thưởng phù hợp để tạo động lực

Sự hấp dẫn của thăng tiến trong sự nghiệp có thể khiến nhân viên làm việc chăm chỉ hơn dù trong lòng họ muốn đi ra bãi biển. Nhưng một tổ chức phải làm gì khi không có nhiều chương trình thăng tiến để triển khai?

Michael Powell, phó giáo sư về chiến lược và các cộng sự đã xây dựng một mô hình toán học để điều tra xem các công ty đang đối mặt với hạn chế này có thể sử dụng các biện pháp khuyến khích nào để thúc đẩy nhân viên.

Ví dụ, ở các công ty lớn, mỗi một cán bộ quản lý có rất nhiều nhân viên cấp thấp nên rất khó để có được cơ hội thăng tiến. Mô hình toán học đã cho thấy, vì cán bộ không có nhiều khả năng được thăng chức nên công ty phải treo một củ cà rốt hấp dẫn hơn — trong trường hợp này là mức lương cao hơn nhiều — để họ tiếp tục làm việc chăm chỉ.

Tương tự, trong các tổ chức phẳng, có rất ít cơ hội thăng tiến giữa các công việc cấp thấp và cấp cao, các phần thưởng tài chính có thể giúp tạo động lực cho nhân viên. Nhưng mặc dù tiền thưởng một lần có thể dẫn đến những cải thiện về hiệu suất trong ngắn hạn, nhưng nghiên cứu cho thấy rằng việc cung cấp các lợi ích như cổ phần ưu đãi có thể giúp người lao động duy trì năng suất trong thời gian dài.

Hơn nữa, khi bạn sử dụng việc thăng tiến như là một động lực thì điều quan trọng là phải lập kế hoạch trước.

“Nếu bạn hứa với nhân viên rằng nếu họ làm việc cho bạn trong ba năm, họ sẽ được thăng chức, thì bạn cần đảm bảo rằng bạn sẽ thực sự cần những người ở vị trí cấp cao hơn ba năm sau,” Powell nói.

2. Cách thứ hai, hãy tái cấu trúc quy trình làm việc

Chỉ cần thay đổi cách tổ chức các nhiệm vụ có thể giúp người lao động làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Một ví dụ điển hình là Tòa án lao động phúc thẩm ở Ý. Các tòa án này, nơi xử lý các vụ án liên quan đến tiền phạt và tiền lương hưu, nổi tiếng là chậm, với các vụ việc kéo dài hơn 4,7 lần so với các vụ việc tương tự ở các nước phát triển khác.

Robert Bray, phó giáo sư về vận hành doanh nghiệp và Nicola Persico, giáo sư về kinh tế quản lý và khoa học về ra quyết định, nhận thấy rằng phần lớn sự kém hiệu quả này là do cách các thẩm phán lập kế hoạch cho các vụ việc của họ. Các thẩm phán thường xếp mỗi phiên điều trần mới vào cuối hàng của danh sách đợi và tìm chỗ trống đầu tiên trong lịch để xếp phiên điều trần mới vào.

Bray, Persico và các cộng sự đã làm việc với các thẩm phán tòa án lao động phúc thẩm ở Rome để thực hiện một phương pháp lập kế hoạch mới trong vòng ba năm. Họ có sáu thẩm phán ước tính số lượng phiên điều trần mà vụ án sẽ yêu cầu và lên lịch cho tất cả chúng ngay từ đầu, chỉ để lại đủ thời gian để các luật sư chuẩn bị cho phiên điều trần tiếp theo.

Phương pháp mới này đã cắt giảm 19% thời gian giải quyết vụ việc so với việc các thẩm phán sử dụng phương pháp truyền thống. Hiệu quả đạt được đến từ thực tế là khi các phiên điều trần được lên lịch trước và được nhóm lại gần nhau, một vụ việc sẽ được chuyển qua hệ thống một cách nhanh chóng sau phiên điều trần đầu tiên.

Persico nói: “Nếu chúng ta có thể dạy những thẩm phán ở Ý làm tốt, thì có lẽ chúng ta cũng có thể dạy cho cán bộ nhân viên cách lập kế hoạch để có được quy trình làm việc tốt hơn.”

3. Cách thứ ba, hãy thúc đẩy những nhân viên ăn bám

Trốn không làm việc ngay tại công sở có thể xảy ra mạnh ở những dự án nhóm khi một số người có thể chung sức xử lý công việc của một thành viên lười biếng và ăn bám. 

George Georgiadis, phó giáo sư về chiến lược tại Kellogg, đã đề xuất một cách thông minh để giải quyết vấn đề ăn bám của nhân viên. Khi các thành viên của nhóm đang nỗ lực vì một thứ gì đó hữu hình - chẳng hạn như tiền mặt - thì điều này có thể khuyến khích cả nhóm hành xử sao cho đạt hiệu quả cao nhất cho cả nhóm thay vì chỉ cho chính họ.

Georgiadis và cộng sự đã xây dựng một tình huống lý thuyết trong đó mọi người làm việc trong một dự án dài hạn phải đóng góp phí gia tăng cho bên thứ ba cho đến khi dự án được hoàn thành. Các khoản phí tích lũy này đóng vai trò như một khoản thuế hoặc hình phạt đối với hành vi ăn bám, buộc các cá nhân phải cố gắng làm việc để giảm chi phí cho sự kém hiệu quả của cả nhóm.

Số tiền chính xác mà từng thành viên đóng góp có thể khác nhau giữa từng cá nhân, dựa trên các yếu tố như quy mô, vai trò hay năng suất của họ.

Quan trọng là phí đóng góp của mỗi thành viên sẽ tăng lên khi dự án sắp hoàn thành. Georgiadis giải thích, điều này là vì càng gần đến đích thì nhân viên sẽ càng bị cám dỗ ăn bám. “Tôi cảm thấy bị dụ dỗ bỏ qua một vài giờ làm việc khi mà cả nhóm sắp hoàn thành dự án, bởi vì tôi đã làm việc thực sự chăm chỉ từ đầu tới giờ rồi khi sát tới đích thì để cho người khác làm còn tôi thì có thể nghỉ ngơi”

4. Cách thứ tư, hãy để các chuyên gia làm công tác đào tạo

Khi cố gắng thành thạo một kỹ năng mới, bạn nên tăng tốc quá trình học tập bằng cách nghiên cứu công việc của đồng nghiệp thay vì tự mình tìm hiểu. Nhưng chiến lược đó đôi khi có thể làm bạn chậm lại, theo nghiên cứu của giáo sư về vận hành doanh nghiệp Jan Van Mieghem.

Van Mieghem và các cộng sự đã phân tích hành vi của hàng nghìn nhà phân tích dữ liệu eBay. Họ muốn biết phương pháp nào cải thiện kỹ năng lập trình của một nhà phân tích: tự viết mã (tức là “vừa học vừa làm”) hay xem công việc của các nhà phân tích khác (tức là “học bằng cách xem”).

Họ nhận thấy rằng việc xem công việc của các lập trình viên kỳ cựu thực sự giúp các nhà phân tích viết mã nhanh hơn. Nhưng việc xem công việc của các lập trình viên thiếu kinh nghiệm thì có hại cho năng suất, có lẽ bởi vì mã nghiệp dư có thể khiến các nhà phân tích nhầm lẫn hoặc đặt họ vào con đường sai lầm, lãng phí thời gian của họ.

Van Mieghem nói: “Những người có kinh nghiệm có giá trị rất lớn để giới thiệu và chia sẻ công việc của họ, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu. “Nhưng có lẽ chúng ta nên nói với các tân binh rằng các bạn nên xem công việc của [người khác] nhưng các bạn đừng nên vội vàng chia sẻ công việc của mình vì điều này có thể có hại cho những tân binh khác.

5. Cách thứ năm, hãy xây dựng phương pháp sắp lịch tốt hơn

Khó khăn về sắp xếp lịch có thể khiến một công sở hiệu quả cao trở nên xáo trộn. Vì vậy, nên xem xét lại liệu hệ thống sắp lịch của bạn có cần cập nhật hay không.

Một nghiên cứu đã mô phỏng cách các bệnh viện có thể sắp xếp phòng mổ tốt hơn — và đã tiết kiệm được khoảng 20%.

Các hoạt động phẫu thuật và nhập viện có liên quan tạo ra khoảng 70% tổng doanh thu của bệnh viện, nhưng chi phí phòng mổ rất tốn kém (điển hình là khoảng $1000 mỗi giờ). Vì vậy tối ưu hóa việc sử dụng phòng mổ là ưu tiên hàng đầu của người quản trị bệnh viện.

Chaithanya Bandi, phó giáo sư về điều hành cho biết: “Họ cần phân bổ các phòng trong khi vừa đáp ứng yêu cầu của các bác sĩ phẫu thuật, vừa phải kiểm tra chi phí”

Bandi và cộng sự nhận thấy rằng các bệnh viện thường giữ nhiều phòng mổ ở trạng thái sẵn sàng hơn mức cần thiết tại bất kỳ thời điểm nào để đáp ứng các yêu cầu đột xuất của bác sĩ phẫu thuật.

Sử dụng 18 tháng dữ liệu về lịch trình phẫu thuật được chia sẻ bởi một bệnh viện lớn, các nhà nghiên cứu đã phát triển được một thuật toán cải tiến để cải thiện hoạt động sắp xếp phòng mổ, mà nhờ đó đã có thể giảm được số lượng phòng mổ phải giữ ở trạng thái sẵn sàng, trong khi vẫn đáp ứng được yêu cầu của các bác sĩ phẫu thuật.

Thuật toán tối ưu hóa cũng có thể được sử dụng trong các cơ sở khác, nơi công suất có thể được yêu cầu một cách đột xuất và khi mà không biết dự án sẽ cần nhiêu bao lâu để hoàn thành.

Nguyên văn của Bài xã luận này được xuất bản lần đầu trên Tạp chí Tầm nhìn Kellogg vào ngày 5 tháng 7 năm 2019. Bản Tóm tắt tới đây là hết. Dự án được thực hiện bởi Tugiac.vn với phương châm: Sống Đời Tỉnh Thức - Tự Lực Giác Ngộ.