Muốn tăng năng suất? Hãy thử làm ít đi

Chúng ta đã được dạy rằng nếu chúng ta muốn nhiều hơn - tiền, thành tích, sức sống, niềm vui, sự an toàn cho tương lai thì chúng ta cần phải làm việc nhiều hơn nữa, thêm nhiều đầu việc vào danh sách công việc ngày một dài ra. Nhưng nếu chúng ta bị dạy sai thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu đáp án để có được nhiều hơn không phải là phép cộng mà lại là phép trừ thì sao?

Hóa ra, có nhiều bằng chứng để chứng minh rằng nếu chúng ta muốn tăng năng suất và hạnh phúc của mình, chúng ta thực sự nên làm việc ít đi. David Rock, tác giả của cuốn sách với tựa đề Não Bộ Khi Làm Việc, nhận thấy rằng chúng ta chỉ thực sự tập trung vào công việc sáu giờ mỗi tuần, điều này hoàn toàn trái ngược với suy nghĩ của chúng ta mặc định là phải làm việc khoảng 40 giờ một tuần. Khi bạn ngừng làm những việc khiến bạn cảm thấy bận rộn nhưng không mang lại kết quả (và khiến bạn tiêu hao năng lượng), thì cuối cùng bạn sẽ có dư thừa thời gian cho những việc quan trọng và luôn có cảm giác yên bình, thoải mái vốn không thể có được nếu hoạt động làm việc liên tục. 

Là con người, chúng ta có cuộc sống nhiều mặt — con cái, sự nghiệp, bạn bè, đam mê, v.v. — Vậy làm thế nào chúng ta có thể áp dụng trí tuệ để làm việc ít đi và để có thêm thời gian và giảm bớt căng thẳng mà không ảnh hưởng đến kết quả công việc?

Chúng ta cần xác định những việc không nên làm. Tuy nhiên lựa chọn việc nên và không nên làm này không thể là ngẫu nhiên mà phải có phương pháp và dựa trên bằng chứng cụ thể. Thông qua công việc của tôi với những phụ nữ làm hai việc cùng một lúc là vừa kinh doanh và vừa làm mẹ, tôi đã tạo ra một bài tập đơn giản đến kỳ lạ để giúp các cá nhân quyết định hoạt động nào trong danh sách việc cần làm của họ mang lại cho họ giá trị cao nhất và hoạt động nào họ có thể ngừng lại. Đây là cách phương pháp này hoạt động:

Bước 1: 

Vẽ một đường thẳng xuống giữa một mảnh giấy, theo chiều dọc.

Bước 2: 

Quyết định một lĩnh vực trong cuộc sống hoặc công việc mà bạn muốn có kết quả tốt hơn và ít căng thẳng hơn. Ví dụ, bạn muốn nâng cao khả năng tư duy lãnh đạo chẳng hạn.

Bước 3: 

Ở phía bên tay trái, liệt kê các công việc hoặc hoạt động mà bạn thường làm trong lĩnh vực mà bạn lựa chọn. Như ví dụ trên, bạn là một nhà lãnh đạo đầy tham vọng, như thế bạn có thể lên danh sách các hội nghị hội thảo mà bạn muốn tham dự, các tổ chức mà bạn cần thuyết phục để có cơ hội phát biểu, viết báo, đọc và nghiên cứu, v.v.

Bước 4: 

Ở phía bên tay phải, hãy lập danh sách những “thành tựu” lớn nhất của bạn trong lĩnh vực đó, chẳng hạn như một hợp đồng diễn thuyết, một bài thuyết trình mà bạn thực sự gây ấn tượng hoặc một bài luận đã được chấp nhận xuất bản như một ấn phẩm lớn. Đây thường có thể là một bước khó khăn đối với một số người. Nhiều khi, văn hóa của chúng ta không cho phép ta ăn mừng chiến thắng của bản thân vì vậy thường thì mọi người sẽ đánh trống lảng khi phải liệt kê “chiến thắng” của họ. Bất kỳ thành quả nào bạn nhận được (dù là một lần hay nhiều lần) miễn là thành quả tích cực đều có thể được đưa vào danh sách này. Đừng bị cuốn vào việc lựa chọn thành quả nào thì đáng. Hãy liệt kê tất cả những gì bạn có thể nhớ được.

Bước 5: 

Vẽ một đường nối mỗi chiến thắng lớn nhất của bạn với hoạt động hoặc nhiệm vụ ở phía bên kia của đường kẻ. Ví dụ: đọc và nghiên cứu là điều cần thiết để thuyết phục nhà xuất bản chấp nhận ấn phẩm của bạn, vì vậy phải nối hai điều này với nhau.

Bước 6: 

Khoanh tròn tất cả các hoạt động và nhiệm vụ ở phía bên trái của tờ giấy mà đóng góp cho chiến thắng lớn của bạn. Nhìn vào các hoạt động còn lại. Bất cứ điều gì không được khoanh tròn là điều mà bạn cần phải dừng hoàn toàn, giảm thiểu đáng kể hoặc ủy quyền cho người khác làm nếu điều đó không thể tránh khỏi. Ví dụ: nếu bạn phát hiện ra rằng việc đi dự hội nghị mỗi tháng một lần không trực tiếp đóng góp vào bất kỳ chiến thắng nào, thì đã đến lúc bạn nên gạt điều đó sang một bên hoặc ít nhất là cắt giảm.

Cách tiếp cận tương tự này có thể được sử dụng để xác định hoạt động nào bạn cần làm ít đi trong mọi lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang muốn kết nối nhiều hơn với con mình, bạn có thể liệt kê một vài kỷ niệm cụ thể hoặc “chiến thắng” khi bạn thực sự cảm thấy mình đã là người cha, người mẹ tốt nhất có thể, chẳng hạn như khi hát những bài hát trẻ thơ cùng với đứa con đang tuổi mẫu giáo hoặc khi đứa con tuổi teen của bạn thổ lộ tâm tư sâu kín và bạn cảm thấy rất vinh dự vì chúng đã tin tưởng bạn sâu sắc.

Bây giờ hãy nghĩ về những công việc bạn làm thường xuyên: giặt là, nấu bữa trưa, nhắc nhở bọn trẻ con làm bài tập về nhà, đảm bảo chúng có đầy đủ quần áo vừa vặn, tham gia hội phụ huynh và sắp xếp các cuộc hẹn với bác sĩ nhi khoa. Mặc dù có thể cần phải thực hiện những công việc này, nhưng phương pháp mà chúng ta vừa học có thể cho thấy chúng ta cần dành ít thời gian hơn cho những hoạt động này. Thường thì những điều chúng ta nghĩ rằng chúng ta “phải” làm đơn giản là vì chúng ta luôn luôn làm hoặc những người xung quanh chúng ta luôn luôn làm và chúng ta nghĩ rằng chúng ta cũng phải làm. Quan điểm như vậy tạo ra căng thẳng không cần thiết khi chúng ta trót quên, phạm lỗi hay khi buộc lòng phải nhờ người khác làm giúp. Có thể thay vì tham gia hội phụ huynh thì bạn chỉ tham dự một vài cuộc họp phụ huynh không thường xuyên — hoặc nhờ phụ huynh khác thường xuyên tham dự cập nhật tình hình giúp bạn. Bạn cũng có thể thiết lập một hệ thống mà con cái của bạn tự chịu trách nhiệm đảm bảo bài tập về nhà được hoàn thành vào một thời điểm cụ thể mỗi ngày, thay vì bạn phải tự nhắc chúng. Mặt khác, nếu bạn phát hiện ra rằng việc nấu ăn cùng với đứa con tuổi teen tạo ra cơ hội cho chúng thổ lộ trái tim với bạn, thì có thể đó là điều bạn sẽ muốn giữ lại trong danh sách của mình.

Lặp lại bài tập này cho nhiều lĩnh vực trong cuộc sống mà bạn muốn nâng tầm nhờ vào phép trừ này. Hãy lạnh lùng. Và đừng quên xem xét bất cứ điều gì mang lại niềm vui cho bạn. Hạnh phúc không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn ít nhất 12% mà còn làm cho cuộc sống đáng sống hơn mỗi ngày.

Cuộc sống không phải là lập ra một danh sách các thành tích. Điều gì bạn có thể ngừng làm để dành nhiều thời gian hơn cho bản thân, dành nhiều thời gian cho niềm vui và sử dụng thời gian của mình một cách có ý nghĩa hơn? Lần tới khi bạn đặt mục tiêu hoặc quyết định cải thiện một mảng nào đó trong cuộc sống của bạn — hoặc đơn giản là giảm bớt một số vất vả mà bạn phải chịu đựng trong mảng đó — thì hãy nhớ thực hiện phép trừ thay vì phép cộng. Và hãy tận hưởng niềm vui khi làm ít hơn.