Một số thủ thuật nhằm cải thiện chất lượng họp trực tuyến

Tóm tắt xã luận “Một số thủ thuật nhằm cải thiện chất lượng họp trực tuyến” của tác giả Emily Stone đăng trên Tạp Chí Tầm Nhìn Kellogg, dựa trên nghiên cứu của Leigh Thompson từ Trường Quản Lý Kellogg.

Chỉ vài tháng trước, các cuộc họp video tương đối hiếm trong hầu hết các tổ chức và chỉ được thực hiện thi thoảng khi mà họp trực tiếp không khả thi.

Ngày nay, họp trực tuyến bằng video là điều mà hầu hết chúng ta đều làm. Và sự thay đổi này là quá nhanh khiến rất ít người trong chúng ta biết cách tiến hành họp trực tuyến hiệu quả.

“Không có sách vở, không có hướng dẫn gì cả”, Leigh Thompson, giáo sư về quản lý và tổ chức tại Trường Kellogg giải thích.

Vì vậy, Thompson, nhà nghiên cứu và viết về đàm phán và cộng tác ảo, đã đưa ra một số “thủ thuật” để cải thiện các cuộc họp trực tuyến trong một hội thảo trên mạng gần đây của Trung Tâm đào tạo lãnh đạo cao cấp của Trường Kellogg. Buổi nói chuyện dựa trên những hiểu biết sâu sắc từ cuốn sách mới của cô, Đàm phán trúng đích: Nghệ thuật không để sót trên bàn đàm phán.

Hầu hết mọi người đồng ý rằng các cuộc họp ảo mang lại hiệu quả cao, nhưng chúng thiếu đi tính tự phát và năng lượng sáng tạo của các cuộc họp trực tiếp. Vì vậy, Thompson đề nghị nên có phương thức để gìn giữ các yếu tố này ngay khi một cuộc họp bắt đầu.

Cô nói: “Trước khi bắt tay vào công việc, chúng ta nên cố gắng làm điều gì đó thú vị. Ví dụ như từ ba đến năm phút thực hiện các bài tập ứng biến, hoặc kể chuyện, hoặc mỗi người thay nhau chia sẻ một chuyện cười.

Một thủ thuật khác được thiết kế để đảm bảo cho những người hướng nội trong nhóm — những người có thể không cảm thấy thoải mái khi nói trước đông người trong phòng Zoom trực tuyến — có thể tham gia quá trình thảo luận. Mặc dù có nhiều cách khác nhau sử dụng các nhóm nhỏ để khuyến khích cuộc thảo luận, nhưng kỹ thuật yêu thích của Thompson được gọi là "thảo luận thần tốc", mà cô ấy mô tả là "động não nhanh như hẹn hò cấp tốc". Các cặp đồng nghiệp được đưa vào phòng họp trực tuyến riêng trong vài phút để động não, sau đó chuyển cặp, tiếp tục luân phiên như thế.

Một số mẹo khác nhằm giải quyết một thực tế là chúng ta không phải lúc nào cũng ở tâm trạng tốt nhất khi họp trực tuyến. Thompson nói: “Bộ não của bạn thay đổi khi bạn không gặp mặt trực tiếp và điều đó không dễ gì đối với một số người trong chúng ta”.

Một cách để hạn chế các hành vi xấu là thiết lập điều lệ nhóm ảo. Điều này có thể bao gồm các quy tắc rằng mọi người đều bật camera, hoặc không ai được phép làm việc riêng và nên làm rõ liệu mọi người khi muốn lên tiếng thì bấm nút tín hiệu giơ tay xin nói hay là bật tiếng và nói luôn.

Thompson nói: “Các nhóm ảo có cấu trúc, quy tắc cơ bản và chuẩn mực thì vận hành tốt hơn hẳn những nhóm không có”.

Ngoài ra còn có một số đặc quyền bị thay đổi khi họp trực tuyến, điều này cần được chấp nhận. Ở đây, Thompson đề cập đến "hiệu ứng yếu hóa mạnh". Nhiều tín hiệu quyền lực trong nhóm ví dụ như ngồi ở đầu bàn họp, ngôn ngữ cơ thể đều bị loại bỏ khi họp trực tuyến. Điều này có nghĩa là những người trước đây có thể không lên tiếng (một nhóm có thể bao gồm cả những người yếu thế) sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi lên tiếng.

Cô ấy đã quan sát thấy điều này trong các lớp học trực tuyến của cô vào mùa xuân này. “Những học sinh nổi lên với tư duy lãnh đạo trong các lớp trực tuyến của tôi không phải là những học sinh mà tôi thường thấy ở lớp học trực tiếp” cô nói.

Thompson thừa nhận rằng mọi người có thể cảm thấy ngớ ngẩn khi đề xuất những thủ thuật này cho nhóm của họ. Nhưng cô ấy khuyến khích mọi người hãy thử vì chẳng mất gì. “Không ai sẽ đánh giá một người cam kết cải thiện nhóm của họ,” cô nói.

Nguyên văn của Bài xã luận này được xuất bản lần đầu trên Tạp chí Tầm Nhìn Kellogg vào ngày 19 tháng 5 năm 2020. Bản Tóm tắt tới đây là hết. Dự án được thực hiện bởi Tugiac.vn với phương châm: Sống Đời Tỉnh Thức - Tự Lực Giác Ngộ.