Làm thế nào để phân bổ thời gian và nỗ lực

Tóm tắt xã luận “Làm thế nào để phân bổ thời gian và nỗ lực” của tác giả Elizabeth Grace Saunders đăng tải trên Tạp chí Kinh doanh Harvard.

---

“Làm thế nào anh ta có thời gian gặp gỡ 10 khách hàng mỗi tuần và hoàn thành mục tiêu năm chỉ trong quý đầu tiên? một nhân viên bán hàng thắc mắc về một đồng nghiệp hàng đầu của anh ta. Tôi hầu như không có đủ thời gian chỉ để có năm cuộc hẹn một tuần và hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ một cách chính xác và nộp hồ sơ đúng hạn”

“Làm thế nào mà cô ấy xoay sở để có được các sáng kiến ​​chiến lược, kết nối với các giám đốc điều hành mà chỉ làm việc có 40 giờ một tuần? - một nhà quản lý suy nghĩ về đồng nghiệp của mình trên con đường thăng tiến cấp tốc ở công ty của anh ta. Sau một ngày bận rộn với các cuộc họp dự án, điều tốt nhất tôi có thể làm là phản hồi lại email vào ban đêm thay vì chủ động phát triển bộ phận của mình.”

Và đây là bí quyết: Các đồng nghiệp của bạn, những người đi trước bạn mà dường như ít nỗ lực hơn đã học được cách nhận ra và vượt lên chỉ ở những gì thực sự quan trọng — và chấp nhận kém hoàn hảo hơn trong mọi thứ khác.

Nhiều khả năng nhân viên bán hàng có năng suất cao nhất trong nhóm của bạn dành ít hơn một nửa thời gian bạn dùng để điền thủ tục giấy tờ. Có thể anh ta cẩu thả, nhưng chẳng ai thực sự quan tâm vì anh ta có doanh số tăng vọt. Một quản lý mà lọt vào mắt xanh của cấp trên có thể là người mà khi gửi e-mail vẫn còn đầy lỗi, cấu trúc ngữ pháp cũng không hoàn hảo và thậm chí còn bỏ không tham dự nhiều cuộc họp. Nhưng một khi có dự án hoặc cuộc họp thực sự quan trọng, anh ta liền trở nên vượt trội hơn hẳn người khác trong cuộc họp đó.

Nếu bạn bị sốc và cảm thấy điều này có vẻ không công bằng, thì tôi đoán rằng bạn có thể đã có kết quả học tập rất tốt ở trường, nơi mà chủ nghĩa hoàn hảo được khuyến khích.

Tôi biết điều này là vì tôi là một học sinh đạt loại A từ lớp sáu đến khi tốt nghiệp đại học, tôi đã làm bất cứ điều gì cần thiết để các giáo sư của tôi phải hài lòng. Phải thừa nhận rằng chiến lược này đã rất thành công khi tôi còn là sinh viên. Điểm trung bình hoàn hảo của tôi biểu thị một thành tích đặc biệt, và tôi thật may mắn là với điểm trung bình đó tôi đã có học bổng và sau đó là có công ăn việc làm ổn định.

 

Các quy tắc đã thay đổi khi tôi bắt đầu khởi nghiệp từ bảy năm trước. Tôi nhận ra rằng cách làm việc mà cái gì cũng phải cố đạt loại A đã hạn chế thành công của tôi. Lúc đó tôi nhận ra rằng mình cần tập trung nhiều hơn vào thế mạnh của mình. Như Tom Rath đã giải thích một cách khôn ngoan trong cuốn sách có tựa đề là Tìm Thế Mạnh, bạn có thể đạt được nhiều thành công hơn bằng cách tận dụng triệt để điểm mạnh của mình thay vì liên tục cố gắng bồi đắp điểm yếu. Tôi đã nhận thức được việc gì cần đầu tư thời gian và năng lượng nhiều hơn để tạo ra sản phẩm chất lượng thật xuất sắc và việc gì thì phải chấp nhận kém hoàn hảo hơn. Nhờ đó mà tôi có lợi nhuận lớn hơn, điều này đã có tác động sâu sắc đến cách tiếp cận thành công của chính tôi và khả năng truyền cảm hứng cho khách hàng.

Khi tôi nói chuyện với các khách hàng mà tôi huấn luyện cách sử dụng thời gian dù họ là giáo sư, giám đốc điều hành hay luật sư, một chủ đề chung xuất hiện là họ không thể có đủ thời gian để làm tất cả mọi thứ. Và, họ đúng: không ai có thời gian cho mọi thứ. Với tốc độ làm việc và mức độ thông tin dữ liệu của xã hội hiện đại, phương pháp quản lý thời gian đã chết rồi. Bạn không thể nào dồn mọi thứ vào nữa — dù bạn có hiệu năng cao đến mức nào đi nữa. 

Với triết lý thời gian là khoản đầu tư, tôi khuyến khích các cá nhân xem thời gian là nguồn lực có hạn và phân bổ phù hợp cho những gì mà họ định nghĩa là thành công. Điều đó giúp rút ra một số hành động thực tế như sau:

Thứ nhất, hãy quyết định bạn sẽ không dành thời gian cho điều gì

Do quỹ thời gian có hạn, bạn sẽ không có khả năng làm mọi thứ mình muốn cho dù hiệu năng của bạn có cao như thế nào đi nữa. Khoảnh khắc mà bạn hiểu rõ sự thật đó, bạn có thể giảm bớt căng thẳng ngay lập tức và không còn cảm giác hụt ​​hẫng nữa. Ví dụ, về mặt chuyên môn, điều này có thể có nghĩa là giảm tham gia vào các loại hội đồng để bớt họp hành đi. Về mặt đời sống cá nhân, điều này có nghĩa là đi thuê người khác làm những việc bảo trì, sửa nhà hay cắt cỏ chứ không còn tự mình làm hết nữa.

Thứ hai, hãy phân bổ thời gian của bạn một cách chiến lược.

Xác định cách thức và thời điểm bạn đầu tư thời gian cho công việc và cuộc sống cá nhân sẽ giúp đảm bảo rằng bạn có sự đầu tư thích hợp cho từng hạng mục. Là một huấn luyện viên về quản lý thời gian, tôi thấy một trong những lý do thuyết phục nhất để không làm việc quá nhiều giờ là vì việc này sẽ khiến bạn không còn đủ quỹ thời gian cho các hoạt động khác như tập thể dục, ngủ và cho các mối quan hệ.

Thứ ba, hãy thiết lập đầu tư thời gian một cách tự động thông qua thói quen

Cũng giống như bạn thiết lập đầu tư tài chính tự động vào quỹ hưu trí của bạn, các thói quen hàng ngày và hàng tuần của bạn sẽ làm cho khoản đầu tư thời gian của bạn gần như tự động. Ví dụ: tại nơi làm việc, bạn có thể có một cuộc hẹn định kỳ với chính mình hai buổi chiều một tuần để tiến hành các dự án quan trọng và ngoài giờ làm việc, bạn có thể đăng ký một chương trình luyện tập và biến thành thói quen và vì là thói quen nên bạn sẽ cảm thấy rất khó chịu nếu không thực hiện.

Thứ tư, hãy thường xuyên cân bằng lại quỹ thời gian

Với những thay đổi và dòng chảy của cuộc sống, bạn không thể mong đợi rằng bạn sẽ có một quỹ thời gian cân bằng liên tục nhưng bạn có thể hướng tới tiệm cận điều đó. Cứ vài tuần, việc cân bằng lại quỹ thời gian sẽ cho thấy mức độ ưu tiên của bạn có thay đổi.

Khi bạn đã phân bổ thời gian hợp lý, bạn cũng cần tiếp cận công việc trong từng hạng mục khác nhau. Như tôi đã giải thích ở trên, việc cố gắng “đạt được hạng A trong mọi thứ” sẽ khiến bạn không thể đầu tư nhiều thời gian vào những gì sẽ mang lại lợi tức đầu tư cao nhất. Đó là lý do vì sao tôi phát triển Kỹ thuật INO để khắc phục tính cầu toàn và phân bổ sai công việc 24/7 của bạn. Đây là cách phương pháp này hoạt động:

Khi tiếp cận một việc cần làm, bạn cần xem xét liệu đó là hoạt động đầu tư (I), trung lập (N) hay tối ưu hóa (O).

Hoạt động đầu tư là những lĩnh vực mà khi thời gian tăng lên thì chất lượng công việc cao hơn và dẫn đến lợi nhuận theo cấp số nhân. Ví dụ, hoạch định chiến lược là một hoạt động đầu tư cũng giống như dành thời gian cho người thân cũng là hoạt động đầu tư. Cố gắng đạt hạng A trong những hoạt động này. Các hoạt động trung lập chỉ cần được thực hiện đầy đủ vì nhiều thời gian hơn không có nghĩa là thu nhập được nhiều hơn đáng kể. Một ví dụ có thể là tham gia các cuộc họp dự án hoặc đi đến phòng tập thể dục. Những điều này cần phải hoàn thành, nhưng bạn có thể hoàn toàn hài lòng nếu đạt hạng B. Tối ưu hóa là những hoạt động mà dù có cho thêm thời gian cũng không mang tới giá trị gia tăng và ngăn cản bạn làm các hoạt động khác có giá trị hơn. Hãy nhắm đến hạng C trong những công việc này — bạn hoàn thành chúng càng nhanh thì càng tốt. Hầu hết các thủ tục hành chính và công việc lặt vặt đều là loại này.

Mục tiêu chung là giảm thiểu thời gian dành cho các hoạt động tối ưu hóa để bạn có thể tối đa hóa thời gian dành cho các hoạt động đầu tư. Tôi nhận thấy rằng kỹ thuật này cho phép bạn vượt qua xu hướng cầu toàn và đầu tư vào nhiều thứ thực sự quan trọng hơn để bạn có thể tăng hiệu quả trong đời sống cá nhân cũng như trong sự nghiệp.

Ở cấp độ chiến thuật, dưới đây là một số mẹo về cách bạn có thể áp dụng Kỹ thuật INO:

Vào đầu mỗi tuần, hãy xác định rõ ràng các hoạt động đầu tư quan trọng nhất và dành thời gian trên lịch của bạn để hoàn thành chúng vào đầu tuần và sớm trong ngày của bạn. Điều này đương nhiên sẽ buộc bạn phải làm mọi thứ khác trong thời gian còn lại.

Khi bạn xem qua danh sách việc cần làm hàng ngày của mình, hãy đặt chữ “I”, “N” hoặc “O” bên cạnh mỗi mục và sau đó phân bổ ngân sách thời gian của bạn cho phù hợp, chẳng hạn như bốn giờ cho hoạt động “I”, ba giờ cho các hoạt động “N” và một giờ cho các hoạt động “O”.

Nếu bạn bắt đầu làm việc gì đó và nhận ra rằng việc này mất nhiều thời gian hơn dự kiến thì hãy tự hỏi bản thân: "Giá trị và/hoặc chi phí cơ hội khi dành nhiều thời gian hơn cho nhiệm vụ này là gì?" Nếu đó là hoạt động “I” và giá trị cao, hãy duy trì hoạt động đó và bớt thời gian cho các hoạt động N và O của bạn. Nếu nó thuộc danh mục N và có ít giá trị gia tăng hoặc danh mục O nghĩa là việc dành nhiều thời gian cho hoạt động đó sẽ khiến bạn không làm được các hạng mục quan trọng hơn, khi ấy hãy hoàn thành công việc đó ở mức tối thiểu, ủy quyền hoặc tạm dừng lại và hoàn thành sau này, khi bạn có nhiều thời gian rảnh hơn.

Nếu bạn ghi nhật ký thời gian hoặc đánh dấu thời gian bạn đã sử dụng trên lịch của mình, bạn cũng có thể nhìn lại mỗi tuần và xác định xem bạn đã phân bổ thời gian đúng cách hay chưa để tối đa hóa khoản đầu tư thời gian của mình.

Nguyên văn của Bài xã luận này được xuất bản lần đầu trên Tạp chí Kinh doanh Harvard vào ngày 5 tháng 9 năm 2019. Bản Tóm tắt tới đây là hết. Dự án được thực hiện bởi Tugiac.vn với phương châm: Sống Đời Tỉnh Thức - Tự Lực Giác Ngộ.