Điều gì làm nên một bài thuyết trình thành công

Tóm tắt xã luận “Điều gì làm nên một bài thuyết trình thành công” của tác giả  Michael Quinn đăng tải trên Tạp chí kinh doanh Harvard.

---

Quảng bá cho doanh nghiệp mới là thời điểm quyết định đối với nhiều đội nhóm khởi nghiệp. Bạn muốn giành chiến thắng trong buổi thuyết trình, và vì vậy, bạn xây dựng một bản trình chiếu chi tiết, tô vẽ về uy tín, năng lực và thành công của bạn và chọn người thuyết trình giỏi nhất — có thể là một lãnh đạo trong nhóm hoặc trong công ty của bạn — để trình bày. Thế đã đúng chưa? Xin thưa, hoàn toàn sai lầm.

Một bài thuyết trình tốt là một hành vi cân bằng có thể được điều chỉnh tùy theo khán giả. Một cuộc khảo sát gần đây về độc giả của Tạp chí Kinh doanh Harvard cho thấy — ít nhất là trong cộng đồng độc giả này — thì việc hiểu không chỉ những gì bạn thuyết mà còn là về những người bạn đang thuyết là đặc biệt quan trọng. Điều này chẳng đáng ngạc nhiên cho đến khi chúng tôi hiểu lý do tại sao: Chúng tôi biết được rằng khán giả càng cao cấp thì bạn càng không nên tin tưởng vào bản thuyết trình được chuẩn bị sẵn và bạn càng nên mong đợi bài thuyết trình của mình là một cuộc trò chuyện, thể hiện niềm đam mê thực sự của nhóm đối với thử thách hoặc đối với vấn đề cần giải quyết và sự kiên cường nỗ lực cùng nhau giải quyết một cách sáng tạo.

Khảo sát của chúng tôi

Vào tháng 1 năm nay, chúng tôi đã xuất bản một cuộc khảo sát trực tuyến nhằm tìm kiếm thông tin chi tiết từ các nhà quản lý, những người đã nghe rất nhiều thuyết trình. Chúng tôi hỏi họ điều gì họ đánh giá cao nhất — và thấp nhất — trong một bài thuyết trình. Chúng tôi cũng yêu cầu họ khai thêm về giới tính, cấp bậc quản lý thấp, trung bình hay cấp điều hành. Chúng tôi đã nhận được hơn 1.800 phản hồi. Trong số những người có khai giới tính thì 75% là nam và 25% là nữ. Trong số những người khai về mức thâm niên của họ thì 12% là người mới vào nghề, 37% là quản lý ở cấp trung bình và 51% ở cấp điều hành cao. Tổng cộng trong năm qua, những người được hỏi có kinh nghiệm tích lũy khi nghe tới 10.000 bài thuyết trình.

Đây là những gì họ đã nói với chúng tôi.

Bài học thứ nhất: Hãy nắm vững các chi tiết và sự kiện, nhưng hãy biết rằng đối với đối tượng khán giả là cấp điều hành thì kinh nghiệm của bạn là quan trọng nhất.

Đối tượng mà bạn đang thuyết trình càng cao cấp, bạn càng phải sớm nói về trải nghiệm, kinh nghiệm có liên quan của mình và cách giải quyết thách thức bằng cách trò chuyện mà không có chuẩn bị trước. Hãy lắng nghe thật tốt, đồng thời ánh xạ kiến ​​thức và kinh nghiệm của bạn để đối chiếu với những gì bạn nghe được. Còn đối với những khán giả trẻ thì quan trọng hơn là phải thể hiện rằng bạn nắm vững mọi chi tiết. Nghiên cứu thật kỹ về chủ đề và thể hiện hiểu biết về chủ đề sẽ thuyết phục được khán giả trẻ.

Bài học thứ hai: Tránh thuyết trình chỉ bởi một người.

Những người được khảo sát ở tất cả các cấp đều nói với chúng tôi rằng một đội thuyết trình ăn ý với nhau sẽ đáng tin cậy hơn nhiều so với một người duy nhất nói thay tất cả. Hãy xem xét khi đưa những người không nói gì hoặc không có chuyên môn rõ ràng lên sân khấu thuyết trình cùng với bạn. Hãy sử dụng nhóm để nâng cao kiến ​​thức chuyên môn của bạn trong khi thuyết trình, chứ không phải làm loãng bài thuyết trình đi. Tất nhiên, nếu chỉ một người chuyên gia nắm vững mọi lĩnh vực liên quan tới chủ đề cần thuyết trình mà người này lại biết cách lắng nghe khán giả và có thể xây dựng (hoặc đã có sẵn) lòng tin của khán giả thì sẽ đánh bại một nhóm không biết lắng nghe và không biết áp dụng chuyên môn của mỗi người trong nhóm để hướng khán giả tới mục tiêu.

Bài học thứ ba: Hãy thể hiện sự đam mê với vấn đề cần giải quyết chứ không chỉ đam mê sản phẩm của bạn.

Ngoài kinh nghiệm và sự thật, niềm đam mê với bài thuyết trình là một đặc điểm hàng đầu mà những người được khảo sát nhấn mạnh là quan trọng. “Tôi muốn cảm nhận năng lượng của họ dành cho bài thuyết trình. Một khía cạnh quan trọng khác là khả năng làm chủ tới từng chi tiết của người nói. Điều đó phải thực sự chảy trong huyết quản của họ… chứ không chỉ nông toèn” một người cấp điều hành đã nói khi trả lời khảo sát.

Niềm đam mê cần phải vượt qua sản phẩm của bạn. Một người khác nói, "Khi nghe một bài thuyết trình, tôi muốn nghe những điều liên quan tới tôi chứ không phải chỉ liên quan tới họ". Bài học ở đây là nếu bạn đang tìm cách thuyết trình, hãy đam mê khán giả như là đam mê sản phẩm cần phải thuyết.

Bài học thứ tư: Lắng nghe kỹ và trả lời cẩn thận.

Rất ít người ở cấp quyết định muốn bị “thuyết”. Họ muốn bạn lắng nghe họ, đặt câu hỏi và hiểu quan điểm của họ về những vấn đề của họ trước khi nghe về giải pháp của bạn. Và khán giả càng cao tuổi, họ càng muốn trò chuyện, được lắng nghe và tìm hiểu xem bạn nghĩ gì về thử thách của họ. “Tôi ước họ lắng nghe nhiều hơn và nói ít hơn,” một nhà quản lý cấp cao đã viết trong bản khảo sát. “Hãy lắng nghe và đặt câu hỏi về mục tiêu của tôi”, một người khác nói.

Ngay cả đối với những đội thuyết trình dày dạn kinh nghiệm, khi phải đối diện với những người có quyền sinh quyền sát liên quan tới tương lai sống còn của bạn thì khó mà không gồng hết sức lên để cố gắng thuyết phục. Dĩ nhiên là bạn muốn dẫn dắt, giải thích và chứng minh tại sao bạn nên là người chiến thắng. Và bởi vì các nhà tuyển dụng, các nhà đầu tư và các nhà phát minh đều muốn toàn bộ câu chuyện tuyệt vời của họ được hiểu kỹ bởi khán giả nên thực sự rất khó mà ngừng nói về chính mình. Thế nhưng có khi đó lại là những gì khán giả muốn; họ tới không phải để tìm hiểu thêm về bạn, mà để bạn thể hiện trong bài thuyết trình của bạn rằng bạn lắng nghe họ và để phát kiến, giải pháp của bạn có thể áp dụng trực tiếp một cách phù hợp với mục tiêu của họ.

Giành chiến thắng 

Trong hầu hết các cuộc thuyết trình quan trọng, kinh nghiệm và sự thông thạo tới từng chi tiết của bạn chắc chắn là điều cần thiết và phải được chứng minh (nhanh chóng), bởi vì những người ra quyết định tất nhiên là muốn một chuyên gia giành chiến thắng. Tuy nhiên, và tôi có thể nói từ kinh nghiệm cá nhân, hầu hết tất cả những người đi thuyết trình thường có một ví dụ điển hình trong đầu về một bài thuyết trình hình mẫu của chiến thắng. Thế nhưng kết quả thường không phải như thế. Lý do thường là tất cả những bài thuyết trình đều có thể có mức độ chuyên môn, dữ kiện cần thiết để giải quyết vấn đề của khán giả. Đó là lý do tại sao các nhóm thuyết trình được chọn; Đạt được điều đó mới chỉ là giành được vé vào cửa và tất cả các nhóm thuyết trình đều có. Vì thế, thắng cuộc không phải là vì giải pháp mà là vì những yếu tố khác tạo nên sự khác biệt.

Sau đó, sự khác biệt giữa người chiến thắng và kẻ thua cuộc, là ở mức độ kết nối có thể được thiết lập cả trong nội bộ nhóm và với giữa nhóm với khán giả. Đó là sự đồng cảm của bạn dành cho khán giả, niềm đam mê của bạn khi cùng khán giả đối diện với thử thách, khả năng lắng nghe, nói chuyện trực tiếp và áp dụng kiến ​​thức chuyên môn của bạn trong bài thuyết trình. Đó cũng là một giai điệu bạn tạo ra trong không gian diễn thuyết — thể hiện bản thân như một câu lạc bộ mà khán giả sẽ muốn tham gia, biết cách gây ngạc nhiên, thích thú và thu hút khán giả của bạn bằng cách trình bày kiến thức chuyên môn một cách độc đáo để giải quyết vấn đề một cách sống động.

Không có chân lý nào là tuyệt đối - thuyết trình không phải là một môn khoa học chính xác. Nhưng cuộc khảo sát này cho thấy tầm quan trọng của việc học cách đọc khán giả khi bước vào phòng thuyết trình. Đối tượng của bạn là giám đốc điều hành cấp thấp, cấp trung hay cấp cao? Những gì bạn thấy có thể gợi ý bạn nên điều chỉnh bài thuyết trình của mình theo những gì khán giả mong muốn và đánh giá cao.

---

Nguyên văn của Bài xã luận này được xuất bản lần đầu trên Tạp chí Kinh doanh Harvard vào ngày 6 tháng 5 năm 2020. Bản Tóm tắt tới đây là hết. Dự án được thực hiện bởi Tugiac.vn với phương châm: Sống Đời Tỉnh Thức - Tự Lực Giác Ngộ.