Ba cách để viết mạch lạc hơn

Tóm tắt xã luận “Ba cách để viết mạch lạc hơn” của tác giả Jane Rosenzweig đăng tải trên Tạp chí Kinh doanh Harvard.

---

Viết đã khó, viết dưới áp lực thời hạn còn khó hơn. Nếu bạn giống như nhiều nhà văn mà tôi đã từng làm việc cùng, bạn có thể sẽ lãng phí những phút giây quý giá ngay trước thời hạn hoàn thành chỉ để thực hiện các lỗi biên tập tương đối nhỏ ở cấp độ câu chữ — tức là thay một từ ở đây, cắt một từ ở kia (và sau đó có khi lại thay đổi lại như cũ). Bạn chắc chắn là nên kiểm tra chính tả và đọc lại toàn bộ văn bản trước khi bấm gửi. Nhưng nếu thông điệp của bạn không mạch lạc thì việc thay đổi một từ ví dụ như “đặt hàng” thành “mua hàng” cũng giống như là sắp xếp lại ghế ngồi trên tàu Titanic: điều này không giúp bạn cứu được con tàu đang chìm.

Khi bị ép tiến độ thời gian, bạn sẽ có kết quả tốt nhất nếu biết ưu tiên cho thay đổi nào có thể đóng góp vào việc làm cho thông điệp của bạn trở nên rõ ràng và mạch lạc hơn. Thay vì dành năm phút cuối để thay đổi các câu từ thì hãy thử tập trung vào bức tranh toàn cảnh với ba cách sau:

1. Cách thứ nhất, hãy cắt phần mở bài kiểu “con tằm nó nhả ra tơ” và đi thẳng vào vấn đề.

Bây giờ chúng ta hãy thử xem xét đoạn mở đầu sau trong một bài viết về kế hoạch ngân sách:

Ngân sách nói chung là phức tạp và khó vì số lượng các bên liên quan phải được thỏa mãn trong nhiều tình huống. Chúng ta không có nguồn tài nguyên vô hạn, cũng như không thể làm hài lòng tất cả mọi người cùng một lúc. Chúng ta phải suy nghĩ một cách chiến lược. Khi chúng ta xem xét những ưu và nhược điểm của việc tăng chi tiêu cho tiếp thị kỹ thuật số, mọi thứ thậm chí còn trở nên phức tạp hơn. Vì dữ liệu không ủng hộ việc tăng chi phí cho tiếp thị kỹ thuật số, nên sau khi xem xét cẩn thận, tôi đã kết luận rằng chúng ta nên tập trung vào việc phát triển đội ngũ bán hàng.

Mọi câu chữ trong đoạn này trước câu “Vì dữ liệu không ủng hộ” đều là phần mở đầu kiểu “con tằm nó nhả ra tơ”. Câu này cũng có thể hiểu là “Ngày xửa ngày xưa, chúng ta đã luôn suy nghĩ về ngân sách như sau. Đây là một cái nhìn tổng quan chung chung và không mấy sáng sủa. Khi tôi đã khiến các bạn đủ chán bằng cách đọc những dòng vô nghĩa trên thì tôi sẽ chia sẻ những suy nghĩ cụ thể của tôi về chủ đề này". Mặc dù viết những câu kiểu “con tằm nó nhả ra tơ” như thế có thể giúp bạn đi đến điểm chính trong khi soạn văn bản, nhưng những câu như thế lại che khuất đi quan điểm của bạn. Ở đây, điểm mấu chốt là ở câu cuối cùng: “Sau khi xem xét cẩn thận, tôi đã kết luận rằng chúng ta nên phát triển đội ngũ bán hàng”.

Trong hầu hết các trường hợp, người đọc của bạn không cần phải nghe lại mọi suy nghĩ của bất kỳ ai đã từng nói về chủ đề của bạn. Họ cần biết những gì họ nên nghĩ về chủ đề đó ngay bây giờ. Khi bạn dẫn dắt bằng điểm chính của mình, bạn tập trung sự chú ý của người đọc vào điểm chính đó. Chỉ giữ lại thông tin cơ bản quan trọng đối với thông điệp của bạn và cắt hết phần còn lại đi.

2. Cách thứ hai, hãy thay những câu chủ đề dạng mô tả thành câu chủ đề dạng mệnh lệnh.

Câu đầu tiên còn gọi là câu “chủ đề” của đoạn văn, cho phép người đọc biết những gì họ sẽ đón nhận ở phần sau. Hãy xem xét sự khác biệt giữa hai câu chủ đề này:

Ví dụ về câu chủ đề dạng mô tả: Tôi đã gặp khách hàng vào thứ Năm.

Ví dụ về câu chủ đề dạng mệnh lệnh: Sau cuộc họp với khách hàng vào thứ Năm, tôi khuyên bạn nên suy nghĩ lại về chiêu bài quảng cáo của chúng ta.

Mặc dù câu chủ đề kiểu mô tả cung cấp thông tin có thể có ích (một cuộc họp đã diễn ra vào thứ Năm) nhưng người đọc vẫn chưa biết tại sao sự kiện này lại quan trọng. Mặt khác, câu chủ đề kiểu mệnh lệnh ngay lập tức tập trung sự chú ý của người đọc: cuộc họp vào thứ Năm quan trọng bởi vì một điều gì đó xảy ra trong cuộc họp đó sẽ khiến bạn thay đổi cách chào hàng. Bây giờ thì người đọc biết họ sẽ nhận được gì trong phần sau: người đọc sẽ được tìm hiểu những gì nên làm với chiêu bài quảng cáo và tại sao. Đồng thời bạn cũng biết những gì bạn phải cung cấp trong phần thân bài.

Nhưng nếu bạn chỉ muốn mô tả điều gì đó — ví dụ như một cuộc họp, một cuộc trò chuyện, một sản phẩm thì sao? Ngay cả trong những trường hợp đó, câu chủ đề của bạn nên cho người đọc biết họ cần tập trung chú ý vào đâu. Hãy xem xét hai câu sau mô tả một cuộc họp với khách hàng:

Câu chủ đề dạng mô tả: Tôi đã gặp khách hàng tại văn phòng của anh ta ở Boston.

Câu chủ đề dạng mệnh lệnh: Cuộc họp của tôi với khách hàng chủ yếu tập trung vào các kế hoạch phát triển trong tương lai.

Cả hai câu đều chuẩn bị cho người đọc một cuộc thảo luận về cuộc họp với khách hàng. Nhưng sau khi đọc câu chủ đề dạng mô tả, độc giả chỉ biết rằng cuộc gặp gỡ xảy ra ở Boston. Ngược lại, phiên bản câu chủ đề dạng mệnh lệnh thì xác nhận rõ ràng rằng cuộc họp mang lại các kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai. Khi bạn bắt đầu một đoạn văn với một tuyên bố, bạn hướng cho người đọc tới điều được mong đợi — và bạn tự nhắc nhở bản thân rằng phần còn lại của đoạn văn sẽ cần phải mang lại thông tin về điều đó. Nếu bạn có thói quen viết các câu chủ đề dạng mệnh lệnh như thế, bạn sẽ ít phải chỉnh sửa hơn trong tương lai.

3. Cách thứ ba, hãy đảm bảo rằng trong câu, mọi hành động đều có chủ thể trừ khi bạn không muốn có sự tập trung vào chủ thể

Hãy xem xét sự khác biệt giữa hai câu sau:

Câu thứ nhất: Tất cả các quản lý nên phê duyệt và gửi báo cáo chi phí vào trưa thứ Sáu.

Câu thứ hai: Các báo cáo chi phí phải được phê duyệt và nộp vào trưa thứ Sáu.

Trong câu đầu tiên, chúng ta biết ai nên làm gì: Người quản lý nên thực hiện việc phê duyệt và đệ trình. Trong câu thứ hai, chúng ta biết rằng hai hành động phải xảy ra, nhưng chúng ta không rõ ai nên làm gì. Các quản lý có nên phê duyệt các báo cáo nhưng để mặc cho các thành viên trong nhóm gửi đi hay không? Hay những người quản lý chịu trách nhiệm cho cả hai hành động này? Mọi người trong nhóm đã biết ai phải chịu trách nhiệm phê duyệt báo cáo chi phí chưa?

Bạn nên luôn sử dụng động từ chủ động — và như thế chắc chắn bạn có thể tránh mọi nhầm lẫn về chuỗi mệnh lệnh cho báo cáo chi phí. Nhưng tôi không khuyên bạn nên áp dụng quy tắc mọi động từ đều phải có chủ thể. Trên thực tế, bạn chỉ nên có chủ thể nếu bạn muốn nhấn mạnh vào việc chủ thể thực hiện hành động. Hãy xem xét sự khác biệt giữa hai câu sau:

Câu thứ nhất: Giám đốc điều hành quyết định đóng cửa các chi nhánh.

Câu thứ hai: Quyết định đã được ban hành là đóng cửa các chi nhánh.

Trong câu đầu tiên, chúng ta biết chính xác điều gì đang xảy ra. Giám đốc điều hành đã đưa ra quyết định, và quyết định đó là đóng cửa các chi nhánh. Trong câu thứ hai, chúng ta chỉ biết các chi nhánh sẽ bị đóng cửa. Nhưng chúng ta không biết ai đã đưa ra quyết định này? Trước khi vội vàng viết lại câu thứ hai này, bạn nên dừng lại và xem xét mục đích của mình khi viết câu đó. Có thể việc đóng cửa là tin tức quan trọng và bạn thực sự không muốn thu hút sự chú ý đến Giám đốc điều hành người đã đưa ra quyết định này. Trong trường hợp đó, bạn sẽ sử dụng câu thứ hai. Mặt khác, nếu bạn đang viết về một loạt quyết định của giám đốc điều hành với mục đích tạo sự chú ý rằng vị giám đốc này rất quyết liệt và táo bạo thì bạn có thể chọn câu thứ nhất.

Lần tới khi bạn hoàn thiện một văn bản, hãy thử ba cách trên. Nếu bạn có thói quen sử dụng chúng, bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ không cần phải chỉnh sửa nhiều vào phút cuối nữa.

---

Nguyên văn của Bài xã luận này được xuất bản lần đầu trên Tạp chí Kinh doanh Harvard vào ngày 9 tháng 4 năm 2020. Bản Tóm tắt tới đây là hết. Dự án được thực hiện bởi Tự Giác Chấm VN với phương châm: Sống Đời Tỉnh Thức - Tự Lực Giác Ngộ.